Cách chọn máy photocopy phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Năng suất và hiệu quả văn phòng đã tăng lên trong những năm qua khi công nghệ đã tiến bộ. Thay vì cần phải có cả máy in và máy photocopy để hoàn thành công việc, bạn chỉ cần tìm cho mình một sự kết hợp chắc chắn của cả hai, với việc bổ sung các tính năng khác.

Tìm kiếm máy photocopy phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể là quá sức. Để giảm bớt căng thẳng, chúng tôi đã tạo hướng dẫn này để chia nhỏ thông tin bạn nên biết trước khi chọn máy in đa chức năng.

Các loại máy photocopy

Điều đầu tiên bạn sẽ muốn xem xét là liệu bạn muốn máy của bạn chỉ in đơn sắc hay có thể in màu. Một điều đáng suy nghĩ nữa là kích thước của không gian văn phòng của bạn – bạn sẽ muốn tìm một máy photocopy vừa vặn mà không chiếm quá nhiều không gian làm việc. Khi bạn đã đưa ra quyết định, bạn có thể bắt đầu xem xét cấu hình bạn muốn. Điều này sẽ phụ thuộc vào sở thích và ngân sách của bạn.

Có sự khác biệt về chi phí của máy in đơn sắc và máy in màu. Máy in đơn sắc thường có giá thấp hơn do các hộp mực được sử dụng. Họ chỉ sử dụng một hộp mực đen, trong khi máy in màu yêu cầu bốn hộp mực riêng biệt: đen, lục lam, vàng và đỏ tươi. 

Chi phí cung cấp sẽ thấp hơn nếu bạn chỉ phải mua một hộp mực tại một thời điểm chứ không phải bốn hộp mực. Tuy nhiên, cũng xem xét tác động đến thương hiệu và khách hàng của bạn, mặc dù vậy – hình ảnh màu có xu hướng thu hút sự chú ý nhanh hơn hình ảnh đơn sắc.

Máy photocopy được thiết kế cho văn phòng tại nhà thường có kích thước máy tính để bàn để tiết kiệm không gian

Máy photocopy văn phòng thường được đặt tự do hoặc được thiết kế để chiếm một mặt bàn lớn và được chế tạo để phù hợp với nhu cầu của một văn phòng nhiều người. Máy photocopy như thế này thường có thể được nối mạng và bao gồm nhiều khả năng in, quét và fax. 

 

Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu in số lượng lớn, đồ họa cấp chuyên nghiệp và các tùy chọn hoàn thiện nâng cao, bạn có thể cần một máy in sản xuất. 

Các tính năng cần xem xét

Trước khi đưa ra quyết định, nên so sánh các mô hình bằng cách xem xét các tính năng chính của chúng. Điều này sẽ giúp bạn xác định các tính năng bạn cần và khám phá các phụ kiện và phần mềm có sẵn.

Tốc độ in

Tốc độ in là một trong những thông số kỹ thuật quan trọng nhất cần xem xét khi bạn chọn máy photocopy. Tốc độ in thường được tính cho các trang mỗi phút. Bạn sẽ muốn tìm một máy in có đủ tốc độ để giữ cho công việc của bạn chạy trơn tru. 

Dung lượng giấy

Bạn sẽ tìm thấy dung lượng giấy (thường được liệt kê là “khay” hoặc “băng cassette”) của máy in trên tờ thông số kỹ thuật cũng như kích cỡ giấy có thể in. Chúng tôi khuyên bạn nên tìm một máy photocopy A3 hoặc A4 cho SMB. 

Quét

Gần như tất cả các máy in văn phòng đều có máy quét tích hợp, nhưng không phải máy nào cũng có bộ nạp tài liệu tự động hoặc khả năng quét hai mặt. Bộ nạp tài liệu là bắt buộc nếu bạn có kế hoạch quét một khối lượng lớn tài liệu. Tính năng song công cho phép quét hai mặt. Bạn cũng có thể muốn kiểm tra độ phân giải quang học của máy quét nếu bạn có ý định quét hình ảnh cũng như các tài liệu Word. 

Đồ họa

Máy in sản xuất có thông số đồ họa rất khác với máy in văn phòng. Trên máy in sản xuất, độ phân giải 2400 x 2400 dpi là tiêu chuẩn và quản lý màu sắc là điều cần thiết. Máy in văn phòng chủ yếu được sử dụng cho các tài liệu từ có độ phân giải thấp hơn nhiều

In phun so với laser

Việc bạn nên mua máy in phun hay máy in laser, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Máy in phun là lựa chọn tốt nhất và kinh tế nhất cho các doanh nghiệp không có khối lượng công việc in ấn lớn hoặc chỉ in một vài trang mỗi lần. 

Mực in

Điều đầu tiên cần biết là máy của bạn là laser hay máy in phun. Máy in laser sử dụng mực bột, trong khi máy in phun sử dụng mực lỏng. Bạn nên cân nhắc xem mực hoặc mực sẽ tốn bao nhiêu trong vòng đời hoạt động của máy photocopy bạn mua hoặc thuê. 

 

Bộ nhớ máy

Hầu hết các máy photocopy kỹ thuật số có một số loại bộ nhớ trong cho phép chúng giữ lại số lượng lớn tài liệu và quét. Chúng tôi khuyên bạn nên có dung lượng bộ nhớ cao hơn nếu doanh nghiệp của bạn xử lý khối lượng hình ảnh hoặc công việc in ấn cao. Càng có nhiều bộ nhớ, máy có thể xử lý công việc càng nhanh.

Bảo trì và dịch vụ

Thỏa thuận dịch vụ máy photocopy kỹ thuật số trung bình bao gồm mực, trống và tất cả các bộ phận, bảo trì và sửa chữa. Chúng được thiết kế để giải phóng các quản trị viên văn phòng và nhân viên khỏi lo lắng về mức độ mực và hiệu suất dài hạn của máy. Con lăn, lưỡi làm sạch và các bộ phận khác bị hỏng hoặc mòn theo thời gian thường được bảo hiểm. 

Hãy đến với Vinamax để được đáp ứng về các loại máy photocopy cũng như việc sửa máy photocopy ricoh nhé!